El tema que tratare será como
mejorar el servicio y los ingresos por otros rubros en una obsoleta estación de
combustible. Para iniciar comencemos con una breve descripción del negocio en
la actualidad.
La EDS “La Llegada” (Nombre ficticio)
cuanta con cuatro isla de abastecimiento con dos surtidores cada uno lo que
genera un total de 8 mangueras de abastecimiento para los vehículos en general
y una isla individual en la que se despacha querosene (“Gas líquido”) con una
sola manquera.
El propietario de la
estación lleva su negocio desde hace 15 años con todos sus procesos manuales y
solo recibe entradas por la venta de combustible, el cual le es pagado en
efectivo. Debido a la excelente reputación de la estación cuanta con unos
clientes corporativos que envían su flota de vehículos solo a tanquear en esa
estación y los costos son enviados al final de mes en una relación manual a los
clientes para la cancelación del consumo.
El sistema establecido para
la venta de combustible consiste en que los empleados encargados de la venta
directa del combustible realizan la venta sin ningún control y ellos mismos
son los encargados de generar la relación
diaria de las ventas tanto de contado como a crédito (caso de los clientes corporativos).
La secretaria se encarga de
liquidar los turnos de los empleados y de generar la planilla de venta por cada
turno para la entrega de los dineros por parte de los empleados. Ella misma es
la encargada de la consolidación de los turnos y la consignación de los dineros
en el banco escogido por el dueño para el manejo de los dineros.
Un contador llega de manera
mensual para contabilizar todos los ingresos y egresos mensuales de la EDS, la liquidación
de todos los aportes fiscales y para-fiscales, así como la liquidación de la nómina.
La nómina se entrega en
efectivo a los trabajadores de manera mensual y un mensajero se encarga de la
consignación de todos los pagos e impuestos que se generen.
Problemas
que se detectan al analizar la EDS “La Llegada”
- Robo de combustible: debido a que no existe ningún
control por parte de la gerencia los empleados de despacho de combustible
pueden realizar maniobras para reportar menos combustible del realmente
vendido.
- Clientes insatisfechos: Los clientes
corporativos se están quejando debido a la demora en la entrega de las facturas
y reportan que sus funcionarios están amangualados con los funcionarios de
despacho para el robo de combustible en ambas vías.
- Demoras en la atención: debido a que todos
los procesos son manuales el tiempo de espera para ser atendido es mayor al de
cualquier otra estación.
- Demoras en los pagos: Los clientes corporativos
tiene demoras significativas en los pagos ya que siempre hay inconvenientes
entre lo que ellos tienen relacionado y las facturas enviadas.
- NO otros ingresos: No tienen ingresos
diferentes a la venta de combustible teniendo un gran potencial de clientes
diarios.
Por todos estos
inconvenientes es necesaria la implementación de una solución de TIC para este
negocio.
Solución
planteada
Para resolver los problemas
presentados en la EDS “La Llegada” se debe llevar a cabo una implementación de
TIC que mezcle los conceptos de Hardware
y Software como se describirá a continuación:
- Se deben adquirir cuatro equipos de cómputo
con capacidad de conexión a internet.
- Se deben comprar 8 impresora térmicas de red-WIFI
para los surtidores de combustible y dos impresora láser color para las
oficinas administrativas.
- Se deba adquirir un servidor para usarlo como servidor de aplicación, base
de datos y tareas administrativas.
- Se debe adquirir un servicio dedicado de
internet de por los menos 4 MB.
- Se debe crear un centro de telecomunicaciones
en donde se albergaran el nodo de comunicaciones y se centralizara todo el
cableado de la EDS.
- Se creara una red wifi que interconectara a
los surtidores de gasolina con el centro de comunicaciones.
- Se creara una red cableada para interconectar
los computadores de la oficina principal con el centro de comunicaciones.
- Se debe adquirir un software de control de
ventas de combustible. Este software debe poder controlar los surtidores de
despacho de manera automática. Este software debe alojar en un servidor local
ya que no se pueden parar las ventas en casos de pérdidas de internet.
- Se debe adquirir un software de manejo de
clientes y contabilidad. Para trabajar de manera eficiente con los clientes
corporativos.
- Se
debe adquirir una plataforma de Cloud Computing para la aplicación contable y
de manejo de clientes.
- Se
debe intercalar los datos de las aplicaciones de ventas y contable.
- Se
debe crear un negocio de atención para los clientes (ejemplo un TIGER MARKET).
- Se
debe adquirir una plataforma de comercio electrónico para la EDS.
Funcionamiento
de la solución
Lo relacionado anteriormente
son solo los requisitos previos para la implementación de la TIC en la EDS “La Llegada”
a continuación se explicara como se
integraran todas estas soluciones para llegar a nuestro objetivo que esta satisfacción
de los cliente y el ingreso de más dinero a la compañía. Detallare los pasos que
se deben seguir para la implementación de la solución.
Paso 1
Instalación del servidor de
aplicaciones, base de datos y tareas administrativas. Esto debe incluir el
directorio activo para la seguridad de ingreso a la red, el servidor de
impresión, servidor de archivos, la aplicación operativa de control de los
surtidores. Este servidor debe tener conexión a internet y WIFI para la conexión
con los surtidores de venta de combustible.
Paso 2
Instalación y puesta en
marcha de centro de telecomunicaciones. Se deben realizar pruebas de conexión a
internet y comprobar la calidad del servicio recibido.
Paso 3
La puesta en red de los
equipos comprados para los funcionarios del área administrativa así:
- Gerencia:
Portátil entregado al gerente para el monitoreo desde cualquier lugar del mundo
del funcionamiento de la EDS.
- Contador:
Portátil entregado al contador para la revisión de la parte contable desde cualquier
lugar del mundo.
- Auxiliar
Contable: PC de escritorio para la auxiliar contable, donde se registraran
todos los ingresos y egresos de la compañía.
- Secretaria:
PC de escritorio para la secretaria de gerencia para todas las tareas que su
cargo amerite.
Paso 4
Puesta en marcha de la red
WIFI de los surtidores de combustible e instalación de la impresoras térmicas.
Los surtidos se controlan desde su PLC nativo que debe ser compatible con el
software de control adquirido.
Paso 5
El funcionamiento del
software de control de venta de combustible es el siguiente:
Se debe llenar una base de
datos con todos los clientes asiduos a la EDS esto con el fin de tener un
registro de los gustos y preferencias de los clientes.
El despacho del combustible
es realizado por el software que controla el flujo del combustible desde el PLC
del surtidor, el empleado solo debe realizar el proceso se instalación y retiro
de la manguera.
Con el tiempo libre el
empleado podrá realizar actividades adicionales como son limpieza de los vidrios
del vehículo y/o alguna otra actividad para la comodidad y satisfacción de los
clientes “calidad de servicio”.
A los clientes corporativos
se les entregaran unas tarjetas de identificación las cuales podrán pasar por
los lectores de código de barra de los surtidores y el software despachara la
cantidad indicada por el cliente externo.
El cliente externo podrá conectarse
vía internet y detallar la cantidad a despachar a cada uno de sus vehículos (B2B).
Con este paso se evitaran las discrepancias entre los relacionado por el
cliente y lo facturado por la empresa.
Los cierres de turno y las
entregas serán manejas por el software de control de ventas. Con esto se cierra
la posibilidad que fraude ya no se necesita la intervención en los cálculos por
parte de terceros ya que el software tiene todos los datos necesarios para
cierres.
Los empleados de despacho consignaran
el dinero de los turnos en una caja fuerte y este será contabilizado por el
auxiliar contable en el transcurso de su jornada laboral.
Todos los datos de las
ventas deben ser migrados de manera diaria a la aplicación de contabilidad que será
la encargada del proceso de facturación a los clientes externos.
Como todo este proceso se
realiza de manera automática los tiempos de espera para ser atendidos por parte
de los usuarios disminuirá y la
satisfacción de los clientes será mayor.
Paso 6
Se debe realizar la
instalación del software de manejo de clientes y contabilidad sobre la
plataforma Cloud Computing adquirida.
La parte del software
contable debe estar completamente relacionada con el software de control de
ventas. Pero de igual forma la parte de manejo de clientes debe estar conectada
con control de ventas ya que los clientes corporativos realizaran sus pedidos vía
online.
En la parte de manejo de
clientes es donde se manejara toda la información pertinente a los usuarios y de donde se sacara la información para el
trabajo de DATA-MINING que se debe realizar para la llevar a cabo el siguiente paso
en la implementación.
Paso 7
Dentro de los interrogantes
que planteamos anteriormente a un nos queda pendiente el tema de conseguir
otras fuentes de ingresos y para esto necesitamos el DATA-MINING realizado para conocer los gusto y
necesidades de los clientes.
En este paso se debe implementar
el TIGER-MARKET que sera nuestra otra alternativa de ingresos, ya que tenemos
los dos ingredientes básicos para este que son:
- Un
buen número de clientes
- Los
gusto y preferencias de los clientes
Y aunque esta solución no tenga una
infraestructura física de telecomunicaciones si se deriva de un proceso
sistematizado.
Para
concluir
Podemos finalizar diciendo
que con esta implementación estaremos dando un gran paso para llevar a la elite
a la EDS “La Llegada” ya que implementamos ecommerce, negocios de tipos B2C,
B2B, infraestructura de telecomunicaciones, etc. pero aún estamos lejos de ser
100% eficientes. Pero con todos estos cambios estaremos en buen camino.
