Modernización de una estación de combustible

El tema que tratare será como mejorar el servicio y los ingresos por otros rubros en una obsoleta estación de combustible. Para iniciar comencemos con una breve descripción del negocio en la actualidad.

La EDS “La Llegada” (Nombre ficticio) cuanta con cuatro isla de abastecimiento con dos surtidores cada uno lo que genera un total de 8 mangueras de abastecimiento para los vehículos en general y una isla individual en la que se despacha querosene (“Gas líquido”) con una sola manquera.

El propietario de la estación lleva su negocio desde hace 15 años con todos sus procesos manuales y solo recibe entradas por la venta de combustible, el cual le es pagado en efectivo. Debido a la excelente reputación de la estación cuanta con unos clientes corporativos que envían su flota de vehículos solo a tanquear en esa estación y los costos son enviados al final de mes en una relación manual a los clientes para la cancelación del consumo.

El sistema establecido para la venta de combustible consiste en que los empleados encargados de la venta directa del combustible realizan la venta sin ningún control y ellos mismos son  los encargados de generar la relación diaria de las ventas tanto de contado como a crédito (caso de los clientes corporativos).

La secretaria se encarga de liquidar los turnos de los empleados y de generar la planilla de venta por cada turno para la entrega de los dineros por parte de los empleados. Ella misma es la encargada de la consolidación de los turnos y la consignación de los dineros en el banco escogido por el dueño para el manejo de los dineros.

Un contador llega de manera mensual para contabilizar todos los ingresos y egresos mensuales de la EDS, la liquidación de todos los aportes fiscales y para-fiscales, así como la liquidación de la nómina.

La nómina se entrega en efectivo a los trabajadores de manera mensual y un mensajero se encarga de la consignación de todos los pagos e impuestos que se generen.

Problemas que se detectan al analizar la EDS “La Llegada”

- Robo de combustible: debido a que no existe ningún control por parte de la gerencia los empleados de despacho de combustible pueden realizar maniobras para reportar menos combustible del realmente vendido.

- Clientes insatisfechos: Los clientes corporativos se están quejando debido a la demora en la entrega de las facturas y reportan que sus funcionarios están amangualados con los funcionarios de despacho para el robo de combustible en ambas vías.

- Demoras en la atención: debido a que todos los procesos son manuales el tiempo de espera para ser atendido es mayor al de cualquier otra estación.

- Demoras en los pagos: Los clientes corporativos tiene demoras significativas en los pagos ya que siempre hay inconvenientes entre lo que ellos tienen relacionado y las facturas enviadas.

- NO otros ingresos: No tienen ingresos diferentes a la venta de combustible teniendo un gran potencial de clientes diarios.

Por todos estos inconvenientes es necesaria la implementación de una solución de TIC para este negocio.

Solución planteada

Para resolver los problemas presentados en la EDS “La Llegada” se debe llevar a cabo una implementación de TIC que mezcle los conceptos de Hardware  y Software como se describirá a continuación:

- Se deben adquirir cuatro equipos de cómputo con capacidad de conexión a internet.

- Se deben comprar 8 impresora térmicas de red-WIFI para los surtidores de combustible y dos impresora láser color para las oficinas administrativas.

- Se deba adquirir un servidor  para usarlo como servidor de aplicación, base de datos y tareas administrativas.

-  Se debe adquirir un servicio dedicado de internet de por los menos 4 MB.

- Se debe crear un centro de telecomunicaciones en donde se albergaran el nodo de comunicaciones y se centralizara todo el cableado de la EDS.

- Se creara una red wifi que interconectara a los surtidores de gasolina con el centro de comunicaciones.

- Se creara una red cableada para interconectar los computadores de la oficina principal con el centro de comunicaciones.

- Se debe adquirir un software de control de ventas de combustible. Este software debe poder controlar los surtidores de despacho de manera automática. Este software debe alojar en un servidor local ya que no se pueden parar las ventas en casos de pérdidas de internet.

- Se debe adquirir un software de manejo de clientes y contabilidad. Para trabajar de manera eficiente con los clientes corporativos.

- Se debe adquirir una plataforma de Cloud Computing para la aplicación contable y de manejo de clientes.

-  Se debe intercalar los datos de las aplicaciones de ventas y contable.

-  Se debe crear un negocio de atención para los clientes (ejemplo un TIGER MARKET).

-  Se debe adquirir una plataforma de comercio electrónico para la EDS.

Funcionamiento de la solución

Lo relacionado anteriormente son solo los requisitos previos para la implementación de la TIC en la EDS “La Llegada”  a continuación se explicara como se integraran todas estas soluciones para llegar a nuestro objetivo que esta satisfacción de los cliente y el ingreso de más dinero a la compañía. Detallare los pasos que se deben seguir para la implementación de la solución.

Paso 1

Instalación del servidor de aplicaciones, base de datos y tareas administrativas. Esto debe incluir el directorio activo para la seguridad de ingreso a la red, el servidor de impresión, servidor de archivos, la aplicación operativa de control de los surtidores. Este servidor debe tener conexión a internet y WIFI para la conexión con los surtidores de venta de combustible.

Paso 2

Instalación y puesta en marcha de centro de telecomunicaciones. Se deben realizar pruebas de conexión a internet y comprobar la calidad del servicio recibido.

Paso 3

La puesta en red de los equipos comprados para los funcionarios del área administrativa así:

- Gerencia: Portátil entregado al gerente para el monitoreo desde cualquier lugar del mundo del funcionamiento de la EDS.

- Contador: Portátil entregado al contador para la revisión de la parte contable desde cualquier lugar del mundo.

- Auxiliar Contable: PC de escritorio para la auxiliar contable, donde se registraran todos los ingresos y egresos de la compañía.

- Secretaria: PC de escritorio para la secretaria de gerencia para todas las tareas que su cargo amerite.

Paso 4

Puesta en marcha de la red WIFI de los surtidores de combustible e instalación de la impresoras térmicas. Los surtidos se controlan desde su PLC nativo que debe ser compatible con el software de control adquirido.

Paso 5

El funcionamiento del software de control de venta de combustible es el siguiente:

Se debe llenar una base de datos con todos los clientes asiduos a la EDS esto con el fin de tener un registro de los gustos y preferencias de los clientes.

El despacho del combustible es realizado por el software que controla el flujo del combustible desde el PLC del surtidor, el empleado solo debe realizar el proceso se instalación y retiro de la manguera.

Con el tiempo libre el empleado podrá realizar actividades adicionales como son limpieza de los vidrios del vehículo y/o alguna otra actividad para la comodidad y satisfacción de los clientes “calidad de servicio”.

A los clientes corporativos se les entregaran unas tarjetas de identificación las cuales podrán pasar por los lectores de código de barra de los surtidores y el software despachara la cantidad indicada por el cliente externo.

El cliente externo podrá conectarse vía internet y detallar la cantidad a despachar a cada uno de sus vehículos (B2B). Con este paso se evitaran las discrepancias entre los relacionado por el cliente y lo facturado por la empresa.

Los cierres de turno y las entregas serán manejas por el software de control de ventas. Con esto se cierra la posibilidad que fraude ya no se necesita la intervención en los cálculos por parte de terceros ya que el software tiene todos los datos necesarios para cierres.

Los empleados de despacho consignaran el dinero de los turnos en una caja fuerte y este será contabilizado por el auxiliar contable en el transcurso de su jornada laboral.

Todos los datos de las ventas deben ser migrados de manera diaria a la aplicación de contabilidad que será la encargada del proceso de facturación a los clientes externos.

Como todo este proceso se realiza de manera automática los tiempos de espera para ser atendidos por parte de los usuarios disminuirá  y la satisfacción de los clientes será mayor.

Paso 6

Se debe realizar la instalación del software de manejo de clientes y contabilidad sobre la plataforma Cloud Computing adquirida.

La parte del software contable debe estar completamente relacionada con el software de control de ventas. Pero de igual forma la parte de manejo de clientes debe estar conectada con control de ventas ya que los clientes corporativos realizaran sus pedidos vía online.

En la parte de manejo de clientes es donde se manejara toda la información pertinente a los usuarios  y de donde se sacara la información para el trabajo de DATA-MINING que se debe realizar para la llevar a cabo el siguiente paso en la implementación.

Paso 7

Dentro de los interrogantes que planteamos anteriormente a un nos queda pendiente el tema de conseguir otras fuentes de ingresos y para esto necesitamos el  DATA-MINING realizado para conocer los gusto y necesidades de los clientes.

En este paso se debe implementar el TIGER-MARKET que sera nuestra otra alternativa de ingresos, ya que tenemos los dos ingredientes básicos para este que son:

- Un buen número de clientes

- Los gusto y preferencias de los clientes

 Y aunque esta solución no tenga una infraestructura física de telecomunicaciones si se deriva de un proceso sistematizado.

Para concluir

Podemos finalizar diciendo que con esta implementación estaremos dando un gran paso para llevar a la elite a la EDS “La Llegada” ya que implementamos ecommerce, negocios de tipos B2C, B2B, infraestructura de telecomunicaciones, etc. pero aún estamos lejos de ser 100% eficientes. Pero con todos estos cambios estaremos en buen camino.